THE SWIM SUPPLIER WORKPLACE FOR INVOICE MANAGEMENT
Supplier FAQ's
Gyakran Ismételt Kérdések hamarosan elérhető lesz!
FAQs
A SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management) a Viacom beszállítók és üzleti partnerek online portálja, amely a megrendelőkhöz, számlákhoz és a kifizetési státuszokhoz biztosít hozzáférést.
A SWIM minden regisztrált beszállító számára elérhető. Amennyiben még nem regisztrált, az ezzel kapcsolatos utasításokért kérjük, lépjen kapcsolatba a Viacom ügyfélszolgálattal.
A portál eléréséhez egy naprakész böngésző szükséges. A minimális rendszerbeállítások megtekintéséhez keresse fel az itt található Súgó oldalt, nyissa meg „A Swim-hez szükséges minimális rendszerbeállítások” című dokumentumot és a megfelelő rendszerbeállítások érdekében kövesse a lépésenkénti utasításokat.
A portál a hét 7 napján, a nap 24 órájában elérhető. Ugyanakkor előfordulhatnak rendszerkarbantartás miatti kisebb ideig tartó működési szünetek.
- Belépéshez kattintson a SWIM portálra mutató hivatkozásra:http://theswim.viacom.com
- Adja meg a felhasználónevet és a jelszót
- Kattintson a bejelentkezésre
- Máris hozzáfér a SWIM portálhoz
- Összes megrendelő (Purchase Order) – Erről a hivatkozásról elérheti a vállalata összes megrendelőjét.
- Új – A vállalata által feldolgozásra váró új megrendelők
- Módosított – Módosított megrendelők
- Feldolgozás alatt – Az Ön vállalata által felfüggesztett vagy az ügyfél által újraküldött és a beszállítók részéről további feldolgozást igénylő megrendelők
- Jóváhagyott – A beszállító által visszaigazolt megrendelők
- Ügyfél által részben elfogadott – A beszállító által részben elfogadott megrendelők
- Elutasított – A beszállító által elutasított megrendelők
- Ügyfél által visszavont – Visszavont megrendelők A megrendelő (PO) visszavonására a PO beszállító részéről történő elutasításából vagy a PO dokumentum érvényes törléséből kerülhet sor.
Összes számla és jóváírási értesítők
Erről a hivatkozásról elérheti a vállalata (a beszállító) által létrehozott összes számlát és jóváírási értesítőt:
- Feldolgozás alatt – A beszállító által feldolgozás alatt álló számlák és jóváírási értesítők listája
- Elküldött dokumentum – A beszállítónak elküldött számlák és jóváírási értesítők listája
- Jóváhagyott – A beszállító által elfogadott számlák és jóváírási értesítők
- Visszautasított – A beszállító által elutasított számlák és jóváírási értesítők
- Létrehozás – Ezzel a hivatkozással hozhat létre számlát vagy jóváírási értesítőt
- Rendelés alapján történő számla létrehozásához kattintson a következőkre: Főoldal > Összes számla és jóváírási értesítők > Létrehozás > Megrendelő alapján
- Válasszon ki egy megrendelőt (PO), amely alapján számlát szeretne létrehozni.
- Módosíthatja a számla számát és a számlák összegét, viszont kérjük, ne feledje, hogy az összegek módosításához a Viacom kérelmezőtől további jóváhagyásra lehet szükség.
- Amennyiben latin-amerikai, európai, afrikai vagy ausztráliai entitás nevében számláz, a számlájának PDF másolatát is csatolnia kell az elektronikus SWIM számlája mellé.
- Megjegyzés: A PO-hoz tartozó számlákat levélben vagy e-mailben is elküldheti a "h". pontban hivatkozott címre. Kérjük, abban kizárólag a PO számra és VAT, ABN, vagy GST számra hivatkozzon (amennyiben szükséges – lásd lentebb).
Igen, a számlaszám mező kitöltése kötelező. Az ezen mezőbe beírt szám megjelenik a kifizetési értesítőn. Kérjük, számlájára hivatalos számlaszámot írjon
- Az Ön beszállítói száma (amennyiben ismert)
- A megrendelés (PO) száma az arcon a számla
Kérjük, küldje el a számlát e-mailben (vagy mail) az alábbi címek:
- A Viacom vállalatokkal Európa, Közel-Kelet és Afrika területén üzletet folytató beszállítók esetében:
- A számlákat e-mailben a következő címre küldheti el: EMEASWIM@ipsservices.com
Egy megrendelő nélkül kiállított számla elején a következő adatok mindegyikének szerepelnie KELL:
- A Viacom vállalat kódja és neve (azaz 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentína)
- A javakat és/vagy szolgáltatásokat rendelő MTVN/Viacom alkalmazott Viacom azonosító száma (Viacom Identification Number, VIN)
- Az Ön beszállítói száma (amennyiben ismert)
- Tüntesse fel a devizanemet
- Kérjük, ne feledje: A vállalati kód és a VIN szükségesek ahhoz, hogy a számlák biztosan feldolgozásra kerüljenek.
- Amennyiben a következő országok valamelyikében él, kérjük, adja meg az VAT, ABN, vagy GST számát is:
- Spanyolország
- - Portugália
- - Németország
- - Belgium
- - Hollandia
- - Olaszország
- - Franciaország
- - Egyesült Királyság
- - Lengyelország
- - Csehország
- - Magyarország
- - Svájc
- - Dél-Afrika
- - Nigéria
- - Ausztrália
- - Új-Zéland
Bitte senden Sie Ihre Rechnung per E-Mail (oder Mail) an eine der Adressen-siehe Abschnitt "h":
Felhívjuk szíves figyelmét az IPS-től kapott, következő útmutatásra és hasznos ötletekre, amikor megrendelő nélkül kiállított számlát küld a fenti e-mail címek valamelyikére:
- A gyorsabb feldolgozás érdekében kérjük, a dokumentumokat csatolja egy üres e-mail üzenethez, azaz az üzenettörzsbe ne foglaljon bele „aláírásokat” vagy logókat, grafikus elemeket vagy hivatkozásokat. Elfogadhatóak, viszont kissé lelassítják a feldolgozást. A feldolgozáshoz a PDF formátum a leghatékonyabb.
- Egy személy által nem kezelt fióknak küld e-mailt, így az e-mailek nem kerülnek elolvasásra, nem kap az elolvasásukra vonatkozó értesítést, illetve a visszajelzési kérelmek sem kerülnek feldolgozásra. Ne foglaljon bele semmilyen utasítást az e-mail üzenettörzsébe – az üzenettörzs szövegét figyelmen kívül hagyjuk.
- A dokumentum feldolgozásában a fő oldal(ak) legyen(ek) az első helyen, a többi adatmentésre/támogatásra vonatkozó oldalnak pedig követnie kell az(oka)t – mindegyik ugyanazon dokumentumon belül.
- A csatolmányokra (e-mailenként) 10 MB-os korlátozás vonatkozik, így amennyiben nagyobb csatolmányról van szó, azokat fel kell osztani és több e-mail üzenetben kell elküldeni. Ne osszon fel olyan munkatételeket, amelyeket utólagosan nem lehet összeilleszteni.
- A fájlnevek nem haladhatják meg a 100 karaktert. Az ennél hosszabb névvel rendelkező fájlok nem kerülnek feldolgozásra. Ne használjon szimbólumkaraktereket, kivéve a szóközt, kötőjelet és az alulvonást.
- Érzékeny/bizalmas dokumentumokat vagy adatot ne küldjön e-mailen keresztül, mivel az nem jelent biztonságos átvitelt.
- A több oldalból álló dokumentumokat egyetlen e-mail üzenethez kell csatolni. A hatékonyság érdekében minden dokumentum külön számla vagy munkatétel legyen. Ugyanakkor olyan dokumentumot is elfogadunk, amely több számlát (munkatételt) tartalmaznak.
- Amennyiben Ön szkenneli be saját dokumentumait, pl. egy multifunkcionális eszközzel (MFD, MFP, stb.), 200 vagy 300dpi felbontásban tegye azt meg, illetve fekete-fehér PDF dokumentumként mentse azokat.
- Az e-mailek a határidő lezárultáig kerülnek feldolgozásra, amely általában a keleti parti idő (Egyesült Államok) szerinti du. 3 óra. Az ezen időpont után beérkezett e-mailek a következő nap során kerülnek feldolgozásra.
- Fájlkiterjesztés fájltípus
- CSV vesszővel elválasztott értékek
- DOC Microsoft Word 95-2003
- DOCX Microsoft Word 2007-2010
- HTM, HTML HTML Dokumentum
- PDF Adobe Portable dokumentum formátum
- PPT Microsoft PowerPoint 95-2003
- PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010
- PRN szövegfájl
- RTF szöveges formátum
- TIF, TIFF fájlformátum
- TXT szövegformátum
- XLS Microsoft Excel 95-2003
- XLSX Microsoft Excel 2007-2010
- XML XML formátum
- ZIP tömörített fájl (jelszó nélkül)
A számla csatolása latin-amerikai, európai, afrikai és ausztráliai beszállítók esetében szükséges. A latin-amerikai beszállítóknak a számlák létrehozása közben csatolmány formájában kiegészítő dokumentumokat is fel kell tölteniük. A Viacom részére történő SWIM számlák benyújtásakor szükséges csatolandó kiegészítő dokumentumok a következők:
- A beszállítói számla szkennelt másolata
- Jóváhagyási értesítés
- Szolgáltatás-elfogadási ív
- Szállítási megbízás stb.
- A csatolmányok menüpontban található szerződési feltételekben meghatározott dokumentumok
Válassza ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintson a feltöltés gombra. A csatolt fájl a csatolt dokumentumok listájában fog megjelenni. Csatolt dokumentum törléséhez kattintson a dokumentum jobb oldalán található kuka ikonra.
A SWIM-ben létrehozott számla státuszának megtekintéséhez kattintson a következőkre: Főoldal > Összes számla és jóváírási értesítő. Az „Elküldött dokumentum” jelenti végleges státuszt ezen az oldalon. További információért, illetve megrendelő nélkül kiállított számlák megtekintéséhez kérjük, kattintson az oldalon található gombra és futtassa a számlastátusz jelentés funkciót.
További felhasználói fiók létrehozásához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználó létrehozása>
Fogadja el az adatvédelmi nyilatkozatot. Töltse ki az összes mezőt az általános felhasználói információk, elérhetőségek és beállítások menüpontokban.
További felhasználók megtalálásához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználók keresése
Az ügyféllistákhoz való hozzáféréshez kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Ügyféllisták
A jelszava módosításához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználói profilom
Jelszavát a bejelentkezési oldalon található jelszavam módosítása gombra kattintva is módosíthatja.
A vállalati adatok módosításához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Vállalati adatok
- Kattintson a MÓDOSÍTÁS gombra
- Töltse ki a módosítani kívánt mező(ke)t
- Kattintson a(z oldal tetején található) MENTÉS gombra
Kérjük, ne feledje, hogy csupán bizonyos típusú információkat módosíthat, a beszállítói adatok beállítását végző csoportunk pedig minden módosítást ellenőriz.
Személyes felhasználói adatainak (azaz e-mail cím) módosításához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználói profilom
- Kattintson a FELDOLGOZÁS gombra
- Töltse ki a módosítani kívánt mező(ke)t
- Kattintson a MENTÉS gombra
Kérjük, ne feledje, hogy ez az e-mail cím nem áll kapcsolatban a vállalati adatokkal. Tekintse át a „Hogyan módosíthatom vállalatom adatait?” fejezetet.
Európa, Közel-Kelet és Afrika esetében kérdéseit küldje a GBSBudapest@viacom.com e-mail címre, vagy segítségért hívja a beszállítói ügyfélszolgálatot. A segítség angol, magyar, német, lengyel, olasz, francia, holland, spanyol és portugál nyelven érhető el.