A SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management) a Viacom beszállítók és üzleti partnerek online portálja, amely a megrendelőkhöz, számlákhoz és a kifizetési státuszokhoz biztosít hozzáférést.

A SWIM minden regisztrált beszállító számára elérhető. Amennyiben még nem regisztrált, az ezzel kapcsolatos utasításokért kérjük, lépjen kapcsolatba a Viacom ügyfélszolgálattal.

A portál eléréséhez egy naprakész böngésző szükséges. A minimális rendszerbeállítások megtekintéséhez keresse fel az itt található Súgó oldalt, nyissa meg „A Swim-hez szükséges minimális rendszerbeállítások” című dokumentumot és a megfelelő rendszerbeállítások érdekében kövesse a lépésenkénti utasításokat.

A portál a hét 7 napján, a nap 24 órájában elérhető. Ugyanakkor előfordulhatnak rendszerkarbantartás miatti kisebb ideig tartó működési szünetek.

a.       Belépéshez kattintson a SWIM portálra mutató hivatkozásra:http://theswim.viacom.com

b.      Adja meg a felhasználónevet és a jelszót

c.       Kattintson a bejelentkezésre

d.      Máris hozzáfér a SWIM portálhoz

a.       Összes megrendelő (Purchase Order) – Erről a hivatkozásról elérheti a vállalata összes megrendelőjét.

b.      Új – A vállalata által feldolgozásra váró új megrendelők

c.       Módosított – Módosított megrendelők

d.      Feldolgozás alatt – Az Ön vállalata által felfüggesztett vagy az ügyfél által újraküldött és a beszállítók részéről további feldolgozást igénylő megrendelők

e.      Jóváhagyott – A beszállító által visszaigazolt megrendelők

f.        Ügyfél által részben elfogadott – A beszállító által részben elfogadott megrendelők

g.       Elutasított – A beszállító által elutasított megrendelők

h.      Ügyfél által visszavont – Visszavont megrendelők A megrendelő (PO) visszavonására a PO beszállító részéről történő elutasításából vagy a PO dokumentum érvényes törléséből kerülhet sor.

Összes számla és jóváírási értesítők

Erről a hivatkozásról elérheti a vállalata (a beszállító) által létrehozott összes számlát és jóváírási értesítőt:

i.         Feldolgozás alatt – A beszállító által feldolgozás alatt álló számlák és jóváírási értesítők listája

j.        Elküldött dokumentum – A beszállítónak elküldött számlák és jóváírási értesítők listája

k.       Jóváhagyott – A beszállító által elfogadott számlák és jóváírási értesítők

l.         Visszautasított – A beszállító által elutasított számlák és jóváírási értesítők

m.    Létrehozás – Ezzel a hivatkozással hozhat létre számlát vagy jóváírási értesítőt

a.       Rendelés alapján történő számla létrehozásához kattintson a következőkre: Főoldal > Összes számla és jóváírási értesítők > Létrehozás > Megrendelő alapján

b.      Válasszon ki egy megrendelőt (PO), amely alapján számlát szeretne létrehozni.

c.       Módosíthatja a számla számát és a számlák összegét, viszont kérjük, ne feledje, hogy az összegek módosításához a Viacom kérelmezőtől további jóváhagyásra lehet szükség.

d.      Amennyiben latin-amerikai, európai, afrikai vagy ausztráliai entitás nevében számláz, a számlájának PDF másolatát is csatolnia kell az elektronikus SWIM számlája mellé.

e.      Megjegyzés: A PO-hoz tartozó számlákat levélben vagy e-mailben is elküldheti a "h". pontban hivatkozott címre. Kérjük, abban kizárólag a PO számra és VAT, ABN, vagy GST számra hivatkozzon (amennyiben szükséges – lásd lentebb).

Igen, a  számlaszám mező kitöltése kötelező. Az ezen mezőbe beírt szám megjelenik a kifizetési értesítőn. Kérjük, számlájára hivatalos számlaszámot írjon

a.       Az Ön beszállítói száma (amennyiben ismert)

b.      A megrendelés (PO) száma az arcon a számla

Kérjük, küldje el a számlát e-mailben (vagy mail) az alábbi címek:

a.       A Viacom vállalatokkal Európa, Közel-Kelet és Afrika területén üzletet folytató beszállítók esetében:

              a.       A számlákat e-mailben a következő címre küldheti el: EMEASWIM@ipsservices.com

Egy megrendelő nélkül kiállított számla elején a következő adatok mindegyikének szerepelnie KELL:

a.       A Viacom vállalat kódja és neve (azaz 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentína)

b.      A javakat és/vagy szolgáltatásokat rendelő MTVN/Viacom alkalmazott Viacom azonosító száma (Viacom Identification Number, VIN)

c.       Az Ön beszállítói száma (amennyiben ismert)

d.      Tüntesse fel a devizanemet

e.      Kérjük, ne feledje: A vállalati kód és a VIN szükségesek ahhoz, hogy a számlák biztosan feldolgozásra kerüljenek.

f.        Amennyiben a következő országok valamelyikében él, kérjük, adja meg az VAT, ABN, vagy GST számát is:

- Spanyolország

- Portugália

- Németország

- Belgium

- Hollandia

- Olaszország

- Franciaország

- Egyesült Királyság

- Lengyelország

- Csehország

- Magyarország

- Svájc

- Dél-Afrika

- Nigéria

- Ausztrália

- Új-Zéland

Bitte senden Sie Ihre Rechnung per E-Mail (oder Mail) an eine der Adressen-siehe Abschnitt "h":

Felhívjuk szíves figyelmét az IPS-től kapott, következő útmutatásra és hasznos ötletekre, amikor megrendelő nélkül kiállított számlát küld a fenti e-mail címek valamelyikére:

a.       A gyorsabb feldolgozás érdekében kérjük, a dokumentumokat csatolja egy üres e-mail üzenethez, azaz az üzenettörzsbe ne foglaljon bele „aláírásokat” vagy logókat, grafikus elemeket vagy hivatkozásokat. Elfogadhatóak, viszont kissé lelassítják a feldolgozást. A feldolgozáshoz a PDF formátum a leghatékonyabb.

b.      Egy személy által nem kezelt fióknak küld e-mailt, így az e-mailek nem kerülnek elolvasásra, nem kap az elolvasásukra vonatkozó értesítést, illetve a visszajelzési kérelmek sem kerülnek feldolgozásra. Ne foglaljon bele semmilyen utasítást az e-mail üzenettörzsébe – az üzenettörzs szövegét figyelmen kívül hagyjuk.

c.       A dokumentum feldolgozásában a fő oldal(ak) legyen(ek) az első helyen, a többi adatmentésre/támogatásra vonatkozó oldalnak pedig követnie kell az(oka)t – mindegyik ugyanazon dokumentumon belül.

d.      A csatolmányokra (e-mailenként) 10 MB-os korlátozás vonatkozik, így amennyiben nagyobb csatolmányról van szó, azokat fel kell osztani és több e-mail üzenetben kell elküldeni. Ne osszon fel olyan munkatételeket, amelyeket utólagosan nem lehet összeilleszteni.

e.      A fájlnevek nem haladhatják meg a 100 karaktert. Az ennél hosszabb névvel rendelkező fájlok nem kerülnek feldolgozásra. Ne használjon szimbólumkaraktereket, kivéve a szóközt, kötőjelet és az alulvonást.

f.        Érzékeny/bizalmas dokumentumokat vagy adatot ne küldjön e-mailen keresztül, mivel az nem jelent biztonságos átvitelt.

g.       A több oldalból álló dokumentumokat egyetlen e-mail üzenethez kell csatolni. A hatékonyság érdekében minden dokumentum külön számla vagy munkatétel legyen. Ugyanakkor olyan dokumentumot is elfogadunk, amely több számlát (munkatételt) tartalmaznak.

h.      Amennyiben Ön szkenneli be saját dokumentumait, pl. egy multifunkcionális eszközzel (MFD, MFP, stb.), 200 vagy 300dpi felbontásban tegye azt meg, illetve fekete-fehér PDF dokumentumként mentse azokat.

i.         Az e-mailek a határidő lezárultáig kerülnek feldolgozásra, amely általában a keleti parti idő (Egyesült Államok) szerinti du. 3 óra. Az ezen időpont után beérkezett e-mailek a következő nap során kerülnek feldolgozásra.

a.       Fájlkiterjesztés fájltípus

b.      CSV vesszővel elválasztott értékek

c.      DOC Microsoft Word 95-2003

d.      DOCX Microsoft Word 2007-2010

e.      HTM, HTML HTML Dokumentum

f.       PDF Adobe Portable dokumentum formátum

g.      PPT Microsoft PowerPoint 95-2003

h.      PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010

i.       PRN szövegfájl

j.       RTF szöveges formátum

k.      TIF, TIFF fájlformátum

l.       TXT szövegformátum

m.     XLS Microsoft Excel 95-2003

n.      XLSX Microsoft Excel 2007-2010

o.      XML XML formátum

p.      ZIP tömörített fájl (jelszó nélkül)

A számla csatolása latin-amerikai, európai, afrikai és ausztráliai beszállítók esetében szükséges. A latin-amerikai beszállítóknak a számlák létrehozása közben csatolmány formájában kiegészítő dokumentumokat is fel kell tölteniük. A Viacom részére történő SWIM számlák benyújtásakor szükséges csatolandó kiegészítő dokumentumok a következők:

a.       A beszállítói számla szkennelt másolata

b.      Jóváhagyási értesítés

c.       Szolgáltatás-elfogadási ív

d.      Szállítási megbízás stb.

e.      A csatolmányok menüpontban található szerződési feltételekben meghatározott dokumentumok

Válassza ki a csatolni kívánt fájlt, majd kattintson a feltöltés gombra. A csatolt fájl a csatolt dokumentumok listájában fog megjelenni. Csatolt dokumentum törléséhez kattintson a dokumentum jobb oldalán található kuka ikonra.

A SWIM-ben létrehozott számla státuszának megtekintéséhez kattintson a következőkre: Főoldal > Összes számla és jóváírási értesítő. Az „Elküldött dokumentum” jelenti végleges státuszt ezen az oldalon. További információért, illetve megrendelő nélkül kiállított számlák megtekintéséhez kérjük, kattintson az oldalon található gombra és futtassa a számlastátusz jelentés funkciót.

További felhasználói fiók létrehozásához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználó létrehozása>

Fogadja el az adatvédelmi nyilatkozatot. Töltse ki az összes mezőt az általános felhasználói információk, elérhetőségek és beállítások menüpontokban.

További felhasználók megtalálásához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználók keresése

Az ügyféllistákhoz való hozzáféréshez kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Ügyféllisták

A jelszava módosításához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználói profilom

Jelszavát a bejelentkezési oldalon található jelszavam módosítása gombra kattintva is módosíthatja.

A vállalati adatok módosításához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Vállalati adatok

a.       Kattintson a MÓDOSÍTÁS gombra

b.      Töltse ki a módosítani kívánt mező(ke)t

c.       Kattintson a(z oldal tetején található) MENTÉS gombra

Kérjük, ne feledje, hogy csupán bizonyos típusú információkat módosíthat, a beszállítói adatok beállítását végző csoportunk pedig minden módosítást ellenőriz.

Személyes felhasználói adatainak (azaz e-mail cím) módosításához kattintson a következőkre: Főoldal > Adminisztráció > Felhasználói profilom

1.       Kattintson a FELDOLGOZÁS gombra

2.       Töltse ki a módosítani kívánt mező(ke)t

3.       Kattintson a MENTÉS gombra

Kérjük, ne feledje, hogy ez az e-mail cím nem áll kapcsolatban a vállalati adatokkal. Tekintse át a „Hogyan módosíthatom vállalatom adatait?” fejezetet.

Európa, Közel-Kelet és Afrika esetében kérdéseit küldje a GBSBudapest@viacom.com e-mail címre, vagy segítségért hívja a beszállítói ügyfélszolgálatot. A segítség angol, magyar, német, lengyel, olasz, francia, holland, spanyol és portugál nyelven érhető el.